Skip to main content
  • KONTAKTIEREN SIE UNS

    Wir sind gerne persönlich für Sie da

    +49 (0) 81 51 / 27 19 0

    Mo. - Do. 8:30 - 17:00 Uhr
    Fr. 8:30 - 15:30 Uhr

    Elisabeth Di Muro
    Elisabeth Di Muro, Kundenservice
  • Newsletter

    Newsletter-Anmeldung

Spannende Themen und aktuelles für Sie aufbereitet

Chefentlastung - jetzt!

Sind Chef und Assistenz ein gutes Team, wird der Chef maximal entlastet - bei gleichzeitig erleichterten Arbeitsbedingungen für die Sekretärin / Assistenz. Wie dieser Win-Win gelingt, erklärt Melanie von Graeve, Unternehmerin und Leiterin unserer Workshops für AssistentInnen und Sekretärinnen im Interview.

Management Forum Starnberg: Was muss die perfekte Assistenz können?

Melanie von Graeve: Ausgebildete Sekretärinnen kennen die technischen und handwerklichen Fertigkeiten ihres Berufs wie Büroorganisation, klassische EDV-Programme, DIN 5008. Weitere Anforderungen berücksichtigt die Ausbildung nicht ausreichend. Etwa: den Überblick behalten, Prioritäten setzen, Zeit- und Selbstmanagement, souveränes Auftreten, Loyalitätspflichten.

Management Forum Starnberg: Was sind typische Fehler einer Assistenz?

M.v.G.: Vorgänge nicht zu Ende zu denken ist ein typischer Fehler. Ein Beispiel: Ich hielt kürzlich einen Vortrag in Hamburg. Gleich im Anschluss musste ich den nächsten Flieger erwischen, zeitlich war das eng. Meine Assistentin schickte mir eine Erinnerung auf mein Handy: „Nicht vergessen: Taxi bestellen“. Das war nett. Aber es fehlte die Telefonnummer. Die wäre hilfreich gewesen.

MFS: Wann ist die Zusammenarbeit zwischen Chef und Assistenz optimal?

M.v.G.: Einerseits, wenn der Chef weiß, was er benötigt und erwartet, dies formulieren kann und die Assistenz diese Erwartung auch zuverlässig erfüllt. Und andererseits, wenn die Assistenz weiß was sie braucht, um ihre Aufgaben zu erfüllen – und dieses aktiv einfordert. Wenn beide miteinander reden, klappt die Zusammenarbeit.

MFS: Kennen Sie ein Beispiel für eine gelungene Zusammenarbeit?

M.v.G.: Ja, viele - auch aus meiner eigenen Erfahrung als Sekretärin. Mein Chef war ständig in Meetings, oft auf Reisen, kaum im Büro. Sich mit mir abzustimmen hatte da für ihn keine hohe Priorität. Ich brauchte aber die täglichen fünf Minuten Abstimmungsgespräch, um Prioritäten, Termine, Emails, Telefon, Besucher und Kollegen koordinieren zu können. Diesen regelmäßigen Austausch einzufordern und auch nicht wieder abreißen zu lassen, war harte Arbeit. Letztlich einigten wir uns auf eine morgendliche kurze Abstimmung am Telefon, während er auf dem Weg zur Arbeit oder zu Terminen war. Davon profitierten wir beide – wie er dann auch erkannte.

MFS: Sie legen in Ihren Seminaren einen Themenschwerpunkt bei der Souveränität der Assistenz. Warum ist das so wichtig?

M.v.G.: Die Assistenz muss sich mitteilen - und das klappt am besten im ZDF-Modus - Zahlen, Daten, Fakten. Dieses Wissen ist Hohlschuld und erfordert oft Beharrlichkeit. Erfolgreich wird sie sein, wenn sie angemessen, positiv, sachlich und souverän kommuniziert.

MFS: SekretärInnen haben viele Rollen zu erfüllen – wie gelingt das?

M.v.G.: Als Weisungsempfängerin müssen sie im Umgang mit dem Chef mit- und vorausdenken. Im Umgang mit den Kollegen sollen sie auf Augenhöhe kommunizieren – das hat auch etwas mit ihrem Selbstverständnis zu tun. Und wenn sie Weisungen im Namen des Chefs an Mitarbeiter weitergeben, schlüpfen sie selbst in eine Art Chef-Rolle. Dieser Dreiklang gelingt nur, wenn sich die Assistenz ihrer Rollen bewusst ist und Klarheit über die an sie gestellten Anforderungen hat. Hier hilft es, seine kommunikativen und sozialen Fähigkeiten zu verbessern.

MFS: Wie nachhaltig kann der Erfolg ihres Seminars sein?

M.v.G.: 100 Prozent – wenn die TeilnehmerInnen das Gelernte weiter verfolgen und mit ins Unternehmen tragen. Wir trainieren Zeit- und Selbstmanagement, professionelles Netzwerken, persönlichen Auftritt und Wirkung, den Perspektivwechsel – Denken aus Sicht des Chefs –, wir reflektieren das eigene Verhalten und wir arbeiten an den Praxisfällen der TeilnehmerInnen. Wer intensiv dabei ist, wird maximalen Erfolg aus diesen Workshops ziehen.

Comments are disabled for this post.

0 Kommentare

KONTAKTIEREN SIE UNS

Wir sind gerne persönlich für Sie da

+49 (0) 81 51 / 27 19 0

Mo. - Do. 8:30 - 17:00 Uhr
Fr. 8:30 - 15:30 Uhr

Elisabeth Di Muro
Elisabeth Di Muro, Kundenservice