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Zentrale Warenwirtschaft für effiziente Prozesse

Erleben Sie Systemgastronomie der Zukunft!

Fachexperten zeigen in einer dreiteiligen Serie auf, wie man in der Systemgastronomie IT-Lösungen implementiert. Im ersten Teil spricht Yann Gourdin, Expert Processes & Applications bei Vapiano SE,  über die Softwarelösungen von Delegate.

 

In der Systemgastronomie ist es für den Wachstum notwendig, auch interne Prozesse zu standardisieren, sowie einen höchstmöglichen Grad der Automatisierung zu erreichen. So entschied Vapiano 2014 ein zentrales Warenwirtschaftssystem einzuführen, um vom Einkauf über die Produktion bis hin zum Verkauf eine transparente Struktur zu schaffen.

 

Herr Gourdin, was waren die Anforderungen vor der Automatisierung?

Die Artikeldatenpflege wurde bis dato bei Vapiano in Excel organisiert. Die Bestellungen der Waren liefen dezentral über die Webshops der Lieferanten, Lieferungen wurden manuell verbucht. Aufwendige Auswertungen der Verkaufszahlen erschwerten die Produktionsplanung. Die Durchführung von Inventuren war mühsam und die Rechnungskontrolle sowie das Erstellen von Reports zeitaufwendig.

 

Eine beschwerliche Situation – welche Lösungen haben Sie gefunden?

Wir arbeiten mit Delegate, EDITEL Austria und Zucchetti zusammen. Delegate ist weltweiter Marktführer für Systemlösungen in der Gastronomie, Editel einer der führenden Anbieter von EDI-Lösungen (Electronic Data Interchange). Über das EDI-Service eXite der Firma EDITEL werden alle artikelrelevanten Daten wie beispielsweise Preise, Gebindegrößen als auch Neulistungen regelmäßig direkt vom Lieferanten vollautomatisch mittels EDI in das System übertragen. Der zentrale Einkauf prüft heute die Änderungen und gibt diese frei.

 

Und wie wird bei den Lieferanten bestellt?

Die Outlets bestellen direkt in Delegate auf Basis der tagesaktuellen Artikeldaten. Alle Bestellungen sind so automatisch erfasst. Die Lieferscheine werden mittels EDI eingelesen, die händische Eingabe der Lieferscheindaten entfällt. Mitarbeiter vor Ort prüfen die physischen Lieferungen die per Knopfdruck verbucht werden. Die Rechnungsprüfung wird schneller, da alle Daten automatisch im System erfasst werden.

 

Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit POS-Anbietern?

Über die Delegate Standardschnittstelle für Kassen werden die Verkaufszahlen von Zucchettis POS-Anbieter TCPOS an Delegate übermittelt. Neue Verkaufsartikel werden von der Warenwirtschaft direkt an die Kasse übertragen, wodurch ein lückenloser Prozess von Einkauf, Produktion, Lagerhaltung, Verkaufsprodukt an der Kasse, Rückübergabe der Umsätze und darauf basierender Lagerentlastung in Delegate erreicht wird. Die Produktions- und Umsatzplanung wird anhand dieser Daten im Warenwirtschaftssystem durchgeführt. Food Waste wird vermindert und der Wareneinsatz kalkulierbar.

 

Kann es in Stoßzeiten zu Engpässen in den Lagerbeständen kommen?

Nein. Lagerbestände sind anhand der Lieferscheindaten sowie Verkaufszahlen nachvollziehbar. Durch das Einbinden von MDE-Geräten werden Inventuren mobil und direkt in Delegate durchgeführt. Dieselben Geräte unterstützen zudem den Bestellprozess. Durch das Scannen der Artikelnummer der Artikel im Lager, kann direkt nachbestellt werden.

 

Und die Erstellung von Reports?

Verschiedene Reports für alle Vapiano-Outlets oder einzelne Standorte, beispielsweise über Artikel, Lieferdaten, Verkaufszahlen etc., werden schnell und übersichtlich in Delegate als Excel oder PDF für weitere interne Verwendungen erstellt. Zu Analysezwecken werden die erfassten Informationen aus Delegate im Data Warehouse mit anderen Daten zusammengeführt, um konzernrelevante Auswertungen durchzuführen.

 

Erleben Sie Yann Gourdin live auf der Fachkonferenz „Systemgastronomie der Zukunft“ am 12./13. September 2019 in München!

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